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Mailbox : l’appli de tri de mail en français

Je reçois beaucoup plus de mails que j’en envoie. Et cette tendance n’est pas prête de s’inverser.
Le mail n’est plus seulement un moyen de communication, il est devenu un outil de captation d’information et de notification à outrance. Il y a un an, la plupart des mails que je recevais finissaient par mourir au fond de ma boîte mail, la transformant en un espace chaotique et désordonné. Alors qu’il devenait vital d’arranger les choses, quelqu’un m’a proposé de tester une appli magique nommée Mailbox. Conquis par sa simplicité, je m’en suis remis à elle pour mettre de l’ordre dans ma boîte Gmail. Un an plus tard, l’appli a perdu de sa nouveauté mais ses évolutions récentes tombent à pic pour faire le tour de ses fonctionnalités.

Mailbox est disponible gratuitement sur iOS, sur Android (et même sur Mac bientôt). Je l’utilise sur iOS.

Ce que j’aime

En français, enfin!
Avant de passer en revue les principales fonctionnalités de l’appli, je commence par un détail qui plaira à de nombreux utilisateurs : Mailbox est devenu multilingue. Les concepts en anglais n’étaient pas forcément compliqués à comprendre mais il est évident que le déploiement à grande échelle de l’application passe par la traduction de l’appli dans le plus grand nombre de langues possibles (la liste des langues supportées à date est disponible ). La rédaction de ce test m’aura permis de familiariser avec les concepts traduits en français.

Mailbox est disponible en 19 langues
Mailbox est disponible en 19 langues dont le français. Source : blog de Mailbox

Balayer c’est trier
Impossible de parler de Mailbox sans parler de la philosophie de l’inbox zéro (introduite il y a 7 ans par Merlin Mann). En effet, l’essence même de l’application est de nous aider à vider notre boîte mail. Et on sent bien que tout a été conçu pour nous faciliter la tâche. Mailbox est très simple à prendre en main. Pour archiver un mail, il suffit de balayer de gauche à droite. Pour le supprimer, il suffit de balayer (ou faire un swipe en anglais) un peu plus longtemps. Au lancement de l’appli, un tutoriel bien fait explique que 4 types de balayages permettent de traiter un mail en fonction de son urgence :
Traitement immédiat

  • balayage court de gauche à droite -> archiver le mail
  • balayage long de gauche à droite -> supprimer le mail

Traitement différé :

  • balayage court de droite à gauche -> traiter le mail plus tard (message reporté)
  • balayage long de droite à gauche -> traiter le mail un jour ou le ranger dans un dossier (listes).
Les 4 types de balayage sur Mailbox
Les 4 types de balayage sur Mailbox

En théorie, cette technique de tri des mails à la volée permet ne pas encombrer son esprit avec l’accumulation des mails à traiter. En pratique, elle fonctionne très bien les premières semaines. A la première utilisation, on prend un malin plaisir à mettre de l’ordre dans la tonne de mails en attente. Et ce plaisir dure quelques semaines au cours desquelles on s’empresse de trier chaque mail qui arrive. Mais, au bout d’un certain temps, les mauvaises habitudes reviennent et la boîte se remplit à nouveau. Alors, pour éviter de me retrouver enseveli de mails, ma technique est de ne plus trier les mails quand ils arrivent, mais de les classer à des heures fixes chaque jour. Cela évite également ne pas être dérangé à chaque arrivée de mail.

N.B. : Mailbox accepte le multi-touching. Il est possible de balayer plusieurs mails en même temps.

Les listes et les messages reportés

Mailbox-snooze
Les différentes possibilités de report de mail

J’aime beaucoup ce choix que nous donne Mailbox de se laisser le temps pour traiter un mail. Toujours dans cette optique de désencombrer la boîte Gmail, il est possible de reporter un mail (snooze en anglais), autrement dit de le retirer de sa boîte mail et de le remettre plus tard quand notre esprit est plus enclin à le traiter. Les messages reportés sont complètement paramétrables : on peut indiquer à Mailbox si « plus tard dans la journée » signifie pour nous plutôt 18h, 19h ou 20h.
Enfin, les Listes qui correspondent à la dernière catégorie de tri permettent à la base de stocker un mail dans un dossier pour le traiter un jour. Je les utilise comme dossiers d’archive (Mailbox créé automatiquement des dossiers dans Gmail correspondant aux listes). J’ai créé plusieurs listes où je stocke touts mes factures, newsletters…

Le balayage automatique (ex-autoswipe) : le tout automatique
Mailbox embarque depuis peu le balayage automatique qui permet un traitement automatique des mails dans une des 4 catégories (archive, corbeille, message reporté, liste). Le balayage automatique peut se déclencher de deux manières :

  • Balayage+arrêt: utilisez le balayage sur un mail puis arrêtez-vous jusqu’à ce qu’un cercle apparaisse autour de l’icône.
  • Appui long sur l’icône du menu : dans un mail ouvert, appuyez longtemps sur une icône de menu pour lancer le balayage automatique.
Auto-swipe Mailbox
Pour déclencher le balayage automatique, il faut attendre de voir apparaître cette petite flèche.

Le balayage automatique apporte un vrai plus à l’appli car il fait office de premier filtre et diminue le nombre de mail à classer. Je le trouve plus intuitif que des équivalents que l’on peut trouver sur hotmail (web), même s’il est beaucoup plus limité (pas de filtre sur les objets par exemple). Je l’utilise principalement pour classer automatiquement les liens et les fichiers que j’ai pris l’habitude de m’envoyer par mail.

Dropbox inside
Une fonctionnalité très pratique de Mailbox est l’ajout en pièces-jointes de fichier stocké sur sa Dropbox. L’inverse est aussi possible : Mailbox permet de télécharger une pièce-jointe directement dans sa Dropbox. Google a repris cette idée en proposant une fonctionnalité équivalente pour Gmail et Drive.

Mailbox s'interface très bien avec Dropbox
Mailbox s’interface très bien avec Dropbox

Autres fonctionnalités et interactions avec les autres apps
Mailbox propose tout un tas d’autres fonctionnalités :

  • Des notifications pour les messages reportés
  • Le choix de son navigateur par défaut
  • Le balayage de tous les mails en même temps (tout en bas de la boîte mail)
  • La réorganisation des mails dans la boîte mail (appui long sur un mail)
  • Le marquage d’un message comme spam (new)
  • L’impression d’un mail (new)

De plus, Mailbox utilise le standard Applinks de Facebook qui facilite les connections entre apps. Concrètement, si vous recevez un lien Youtube, Mailbox redirige vers l’application YouTube plutôt que sur le lien dans le navigateur mobile. Très pratique.

Un design épuré et une navigation intuitive
L’expérience utilisateur de Mailbox est fluide. Il ne faut qu’un mouvement pour supprimer un mail, une opération qui se faisait en deux temps avec l’application Mail de l’iPhone. Les couleurs sont faciles à retenir et le code couleur est respecté dans l’ensemble de l’application. En cliquant sur une icône correspondant à un balayage dans le menu, on accède rapidement à la catégorie correspondante et à son environnement.

La récompense
Quand la boîte de mail est vide, on a droit à une petite récompense. Cela fait partie de la magie de Mailbox.

Mailbox-You're all done
Surprise

Ce que j’aime moins

Hotmail, Yahoo, Exchange et les autres
Premier point gênant de Mailbox : l’appli ne supporte à l’heure actuelle que les comptes Gmail. Cela limite son adoption par le plus grand nombre. Personnellement, cela m’oblige à utiliser l’appli native de l’Iphone pour mon compte Hotmail. Rien de catastrophique là-dedans si ne n’est que je gagnerai du temps si je pouvais tout faire avec une appli (surtout que ma boîte hotmail nécessite un bon nettoyage).

Une appli en lecture seule
Quand on est habitué à avoir sur Mail ses brouillons automatiques, le passage à Mailbox fait un peu mal. Il m’est arrivé à plusieurs reprises de devoir retaper un mail à cause d’une mauvaise manipulation. Mon utilisation de Mailbox se résume à trier mes mails (ce qui est déjà très bien), l’appli native de l’iPhone étant beaucoup plus optimisée pour envoyer des mails.
Il serait également intéressant de pouvoir mettre en pièces-jointes d’autres fichiers stockés sur l’appareil (PDF, vidéo…).

Et les autres dossiers d’archive de Gmail?
La première fois que j’ai utilisé Mailbox, je pensais qu’il y avait un moyen de paramétrer les listes pour y intégrer les dossiers d’archive de Gmail que j’avais déjà créé. Ce n’est pas le cas et je pense que ce serait une fonctionnalité pertinente pour Mailbox.

Verdict

“Help me get my mailbox to zero” est une promesse plutôt bien tenu par Mailbox. Entre simplicité d’usage et fonctionnalités intéressantes, se balader dans ses mails redevient agréable comme au premier jour. Depuis que j’utilise Mailbox, jamais ma boîte Gmail n’a été aussi vide et bien rangée. Expérience qui serait encore plus agréable si Mailbox pouvait se doter des fonctionnalités de base de l’application native de l’iPhone: une compatibilité avec tous les clients mail et des brouillons automatiques
Les + Les –
  • Tri facile des mails par balayage
  • Possibilité de s’occuper de ses mails plus tard avec le report de mail
  • Balayage automatique!! Une automatisation facile, efficace et complètement personnalisable.
  • Disponible en français
  • Dropbox inside pour l’envoi et le stockage des pièces-jointes
  • Design sublime et ergonomie au top
  • Des nouveautés : spams, impression
  • Beaucoup de liberté dans le paramétrage
  • Des « incentives » sympas : Boîte de mail vide=photo+stress en moins
  • Autres clients mail indisponibles, Hotmail et Yahoo notamment
  • Pas de brouillon automatique lors de l’édition d’un mail
  • Pas de filtre pour le balayage auto
  • Pas de lien avec les autres dossiers d’archive Gmail
  • Des améliorations possibles comme l’envoi de documents stockés sur l’appareil

Fred

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